Nicht jedes Projekt ist auch ein gutes Projekt

Die heutige Gesellschaft befindet sich immer an einem Projekt. Sei es der nächste Urlaub oder die anstehende Gartenparty. Zu sehr ist der Projektbegriff in den letzten Jahren in Verruf geraten. Dabei bilden Projekte für Unternehmen die geeignete Organisationsform zur Umsetzung von größeren einmaligen Vorhaben. 

Die Organisation von Unternehmen ist üblicherweise für die Arbeiten im Tagesbetrieb aufgestellt: Im Einkauf werden Waren und Dienstleistungen beschafft, in der Produktion werden Produkte oder Produktkomponenten gefertigt und in der Verwaltung werden Anträge und Korrespondenz bearbeitet. Im Tagesbetrieb werden also meist eher Routinearbeiten bewältigt.

Illustration & Animation © Studio Käfig

Möchte ein Unternehmen besondere Vorhaben umsetzen z. B. die Erweiterung des Geschäftsfeldes, die Verbesserung eines unternehmensweiten Geschäftsprozesses oder die Umsetzung einer neuen gesetzlichen Vorgabe mit weitreichenden Konsequenzen für das Unternehmen, dann benötigt es übergangsweise eine Organisationsform, die unabhängig neben dem Tagesbetrieb agiert. Eine Form, in die alle am Vorhaben beteiligten Akteure eingebunden werden. Die Projektorganisation ist eine geeignete Aufstellung für genau solche Vorhaben.

Wesentliche Merkmale von Projekten sind ihre zeitlichen Abgrenzungen. Ein Projekt wird gebildet, wenn das Vorhaben beginnt und es endet, wenn das Vorhaben (erfolgreich) abgeschlossen wird. Die Steuerung des Projektes erfolgt durch einen benannten Projektleiter / Projektleiterin. Diese(r) ist für die Planung, Steuerung und Controlling des Fortschritts der Arbeiten verantwortlich. Alle am Vorhaben beteiligten Mitarbeiter aus den verschiedenen Unternehmensbereichen bilden das Projektteam. Die Mitarbeiter des Projektteams werden für das Vorhaben ganz oder teilweise aus dem Tagesbetrieb „herausgenommen“, um sich den Arbeiten im Projekt widmen zu können. Der Projektleiter ist fachlich weisungsbefugt gegenüber den Mitarbeitern des Projektteams.

Zum Management von Projekten gibt es verschiedene methodische Ansätze. Zentraler Aspekt dabei ist das Vorhaben so zu steuern, dass es zum geplanten Termin, im geforderten Umfang und Qualität sowie unter Berücksichtigung der bereitgestellten Mittel umgesetzt wird. Welche Methode geeignet ist, hängt unter anderem vom Vorhaben selbst aber auch von der Unternehmenskultur ab. Eine Unterstützung des internen Projektleiters durch eine erfahrene externe Kraft ist daher häufig sinnvoll oder sogar notwendig.

Unabhängig von der Projektmanagementmethode ist es ein zentraler Erfolgsfaktor, das gesamte Projektteam für seine neue spannende Aufgabe zu begeistern und diesem die notwendige Zeit für die Projektarbeiten zur Verfügung zu stellen. Diese motivierenden Impulse können im Regelfall von externen Kräften eher vermittelt werden als von Mitarbeitern, die sich unter einander zu „nahe“ stehen. Außenstehende bringen oftmals neue Ideen und frische Ansätze mit. Darüber hinaus besitzen sie Erfahrungen im Umgang mit Projektgruppen und können so rechtzeitiger und individueller auf Probleme reagieren.  

Es lässt sich also zusammenfassen, dass Projekte mit klaren Zielen und einem geordneten Projektmanagement, erfolgreich zur Weiterentwicklung eines Unternehmens beitragen können. Das volle Potential einer solchen Projektgruppe lässt sich jedoch nur durch geeignete Motivation der am Projekt beteiligten Mitarbeiter verwirklichen. Hier können vor allem externe Berater besondere Impulse und Anreize schaffen

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